11 maart 2020 Blog

Ontdek 3 efficiënte werkwijzen voor een migratie

Of je nu net de migratie naar de nieuwe werkplekomgeving in Windows 10 achter de rug hebt of eindelijk iedereen over hebt laten stappen op Office 365, wanneer je denkt alles up to date te hebben staat een volgende migratie al gauw weer voor de deur. Door de snelle ontwikkelingen in software, maar zeker ook door de wensen die jouw (eind)gebruikers hebben wil je hen zo goed mogelijk kunnen bedienen. Een migratie naar nieuwe soft- of hardware kan daardoor voor een flinke piek in jouw workflow zorgen.

Migraties duren altijd langer dan één dag

Stel het je maar eens voor: je stapt over van Android naar iOs en alle 1.000 medewerkers krijgen een nieuwe smartphone. Of: bij de overstap naar Windows 10 krijgen alle eindgebruikers tegelijkertijd een Microsoft Surface, waardoor zij een hele nieuwe manier van werken tegemoet gaan. Als 10 procent van alle medewerkers op de eerste dag een vraag heeft of tegen een probleem aanloopt, betekent dit dat je 100 extra tickets te verwerken hebt. Realiseer je goed dat je, wanneer je naar een migratie toe werkt, niet alleen de dag van de migratie meer hulpvragen ontvangt. Ook de dagen ervoor (help, hoe moet ik mij voorbereiden op de migratie?), maar ook zeker de maand erna (ik kan app X echt niet meer terug vinden op mijn nieuwe telefoon) blijven de vragen binnenstromen. Is jouw servicedesk daarop voorbereid?

Zenda helpt je migreren!

Naast de technische afwikkeling van jouw migratie heb je een hogere bezetting nodig op de servicedesk om alle support vragen zo snel en goed mogelijk te kunnen beantwoorden. Zenda Support lost dit graag voor jou op. Bijvoorbeeld door:

  • Tijdelijk extra capaciteit voor jouw IT servicedesk te leveren Onze medewerkers vangen in dit geval enkel de hulpvragen omtrent de migratie af. Dit zorgt voor een minimale belasting van jouw eigen team, zodat zij zich kunnen richten op de dagelijkse gang van zaken en eventuele technische ondersteuning bij de migratie. Daarnaast is het voor de vraagsteller ook duidelijk waarom er (tijdelijk) een andere medewerker hun vraag over de migratie beantwoord. Tegen het einde van de migratie maken we samen een plan voor de kennisoverdracht richting het bestaande supportteam, zodat zij op de hoogte zijn van de gestelde vragen.
  • Het organiseren van een training De medewerkers van jouw organisatie mogen hun nieuwe device komen ophalen, mits ze zich inschrijven voor een training. Tijdens deze training wordt het basisgebruik van de nieuwe device uitgelegd en stellen we direct de standaard apps en instellingen voor hen in. Dit zorgt voor een aanzienlijke beperking van de vragen richting de IT supportdesk en stelt de medewerkers direct in de gelegenheid allerlei praktische vragen te stellen en samen op te lossen.
  • Meerdere dagen rond te lopen in jouw organisatie Door zichtbare T-shirts te dragen op de afdeling(en) waar de migratie heeft plaatsgevonden, is de drempel om vragen te stellen erg laag en kunnen we direct samen met de (eind)gebruiker de vraag oppakken, bekijken en oplossen.

Welke oplossing(en) het beste bij jou, jouw IT supportteam en medewerkers past, is afhankelijk van veel varianten. Zo heeft de impact van de migratie of het aantal medewerkers of apparaten dat gaat migreren invloed op de aanpak. Bij diverse organisaties bieden we een combinatie van de bovenstaande drie punten. Uiteraard helemaal op maat gemaakt voor iedere specifieke omgeving. Daarnaast adviseren wij de migratie zo goed en duidelijk mogelijk binnen jouw organisatie te communiceren. Denk naast een e-mail en bericht op intranet ook aan posters waarop je uitlegt hoe je een e-mailaccount aanmaakt of antwoord op één (of meerdere) van de verwachte meest gestelde vragen.

Heb je vragen over jouw migratie-aanpak of wil je graag dat wij eens met jou meedenken? Neem dan gerust contact op met Daniëlle, Kaylie of Elon via 035-5390957. We helpen je graag verder!