Zenda’s tips aan werkgevers voor een succesvolle inwerkperiode

Onze IT support helden gaan voor een vliegende start

Het inwerken van een nieuwe collega lijkt niet zo spannend. Toch is een goede inwerkperiode cruciaal voor een vliegende start. Met de Coronaregels in ons achterhoofd zorgt dit soms voor een uitdaging. Als IT detacheerder hebben wij veel te maken met IT helden die in deze periode bij onze opdrachtgevers starten. Om ervoor te zorgen dat de eerste werkdagen voor alle partijen al zo efficiënt en leuk mogelijk verlopen, geven we je graag een paar tips. Om het overzichtelijk te houden hebben we het opgesplitst in tips voor de werkgever en tips voor de werknemer. Vandaag starten we met onze 10 tips voor een werkgever.

Hoe beter de onboarding, hoe fijner de start

Maar eerst nog even dit. Om direct goed van start te kunnen, is het natuurlijk belangrijk dat de standaard zaken zoals een account, de juiste licenties en toegang zijn geregeld. Ga je voor een compleet warm welkom? Licht dan jouw huidige collega’s alvast in over de komst van de nieuwe IT held. Organiseer bijvoorbeeld een kennismaking via Microsoft Teams op zijn of haar eerste werkdag.

Werkt jouw IT afdeling momenteel deels of volledig vanuit huis? Ook dan is het belangrijk om de juiste voorzieningen te scheppen. Stem dus van te voren af of alles is geregeld, hoe de inwerkperiode verloopt en welke benodigde spullen worden geleverd of op de eerste werkdag opgehaald kunnen worden. Wij ondersteunen je hier graag bij! Als alles goed verzorgd is, geef jij jouw nieuwe medewerker namelijk direct een positieve eerste indruk.

10 tips voor een succesvolle inwerkperiode

Goed inwerken is best lastig, zeker nu. We delen daarom graag onze 10 tips om je zo goed mogelijk voor te kunnen bereiden:

1. Bespreek nog vóór de eerste werkdag hoe jullie samenwerking zal starten. Leg uit waar jouw nieuwe collega zijn of haar spullen op kan halen of geef aan wanneer hij of zij dit thuis kan verwachten.
2. Neem aan het begin van de eerste werkdag samen jullie plannen voor de inwerkperiode door. Zo weten jullie beiden waar jullie aan toe zijn en kunnen jullie aan het einde van de dag of week gerichter evalueren hoe het is gegaan.
3. Deel duidelijk wat jouw verwachtingen van de eerste werkdagen of weken zijn. Als dit op de eerste dag al helder is, weet jouw nieuwe collega wat er van hem of haar verwacht wordt en start jullie samenwerking zonder struggels.
4. Laat jouw nieuwe collega niet enkel meeluisteren, maar wissel af met andere werkzaamheden. Meeluisteren met collega’s is een belangrijk onderdeel van de inwerkperiode, maar acht uur per dag is teveel om alle informatie te kunnen onthouden. Laat een nieuwe collega tijdens het meeluisteren bijvoorbeeld al de call registreren. Zo houd jij inzicht in zijn of haar werkwijze en komen eventuele vragen direct ter sprake.
5. Laat jouw nieuwe collega ook eens meekijken op een andere belangrijke afdeling in jouw organisatie. Als hij of zij kan zien waar het in de essentie om draait, gaat de eigen bijdrage ook meer leven en wordt de impact van een call van deze afdeling sneller herkent.
6. Denk niet alleen aan de technische en praktische kant van de werkzaamheden, maar laat jouw nieuwe collega ook kennismaken met de benodigde klant- en/of organisatiekennis.
7. Koppel een buddy aan jouw IT held. De buddy kan helpen bij het beantwoorden van vragen en het introduceren van de nieuwe collega binnen jouw organisatie. Het is als nieuwe medewerker fijn om een buddy te hebben die je meeneemt naar de lunch, je de weg wijst of met wie je aan het begin of einde van een werkdag kan sparren over lopende zaken.
8. Deel in de eerste werkweek de basis (cultuur)regels van jouw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan je ziekmelden, te laat komen, rook- of koffiepauzes, beleid rondom social media, het bespreken van privé zaken op de werkvloer, gebruik van mobiele telefoon en het blokkeren van systemen bij het verlaten van je werkplek. Al deze punten worden nog wel eens vergeten of vanzelfsprekend ervaren. Juist omdat er overal andere regels gelden weten wij als geen ander hoe belangrijk het is om deze punten als basis duidelijk te communiceren.
9. Evalueer structureel hoe jullie samenwerking verloopt en geef elkaar continu feedback waar nodig. Start hier al direct mee, zodat je aan het begin van jullie samenwerking nog kunt bijsturen in hoe iemand zijn of haar werk doet.
10. Gebruik moderne, digitale en interactieve middelen om jouw nieuwe collega in te werken. Combineer persoonlijke uitleg met video’s, tekst en foto’s. En niet onbelangrijk: leg vast welke stappen er doorlopen moeten worden. Zo werken wij zelf bijvoorbeeld met afvinklijstjes of een mooi Trello bord. Ideaal om de voortgang goed te bewaken!

Einde van de inwerkperiode

Is het hele inwerkprogramma doorlopen en de eerste werkmaand voorbij gevlogen? Zijn jullie allebei nog tevreden over de samenwerking en blijven jullie graag aan elkaar verbonden? Maak dan een feestje van het einde van deze succesvolle inwerkperiode! Hoe meer je jouw waardering uitspreekt, hoe waardevoller jouw nieuwe collega zich voelt. Geef dus gerust een compliment en bespreek samen jullie plannen voor de komende maanden. Denk daarbij ook eens aan het persoonlijke ontwikkelplan van jouw nieuwe IT held.

Kosteloze eerste inwerkweek

Wij vinden het van groot belang dat een inwerkperiode zo goed mogelijk verloopt. Om deze reden investeren wij volop in een succesvolle samenwerking. Wij snappen dat dit, nu de Corona maatregelen opnieuw zijn aangescherpt, lastiger is dan normaal. Daarom bieden wij jou graag één kosteloze inwerkweek aan bij de inzet van een Zenda IT support held voor drie maanden of langer.